Kostenvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen: nieuwe landenlijst

07/12/2017

Vanaf oktober is een nieuwe landenlijst met de forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen van kracht. Het viel op dat de bedragen voor sommige bestemmingen sterk gedaald waren en een aantal bestemmingen stonden niet meer op de lijst. Omdat de lijst veel problemen gaf, geldt er vanaf 22 november 2017 een nieuwe lijst.

Verblijfsvergoeding

De fiscus en de RSZ aanvaarden  dat verblijfsvergoedingen in het kader van opdrachten in het buitenland forfaitair worden vergoed. Deze vergoedingen zijn vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen, voor zover ze niet meer bedragen dan wat de FOD Buitenlandse Zaken toekent aan eigen ambtenaren die een officiële opdracht in het buitenland vervullen.

Aanpassingen

In het verleden werden de dagvergoedingen jaarlijks aangepast op 1 april. In 2017 maakte de FOD Buitenlandse Zaken een grondige evaluatie van de bedragen van deze kostenvergoedingen. Hierdoor traden de nieuwe verblijfsvergoedingen voor ambtenaren pas op 1 oktober 2017 in werking.

Maar de nieuwe lijst gaf in de praktijk heel wat problemen: zo waren de bedragen voor sommige bestemmingen sterk gedaald en stonden een aantal bestemmingen zelfs niet meer op de lijst.

Nieuwe lijst

De FOD Buitenlandse Zaken heeft daarom een nieuwe lijst gepubliceerd die van toepassing is vanaf 22 november 2017. Deze lijst grijpt terug naar de vergoedingen die betaald mochten worden tot eind september 2017.

De wetgever voorziet wel een overgangsregeling. Voor dienstreizen tussen 1 oktober en 22 november 2017, waarvoor nog geen vergoeding werd betaald op 22 november 2017, kan de werkgever toch de nieuwe dagvergoedingen toekennen als het bedrag hoger is.

Categorieën

De nieuwe landenlijst bevat de forfaitaire dagelijkse verblijfsvergoedingen voor ambtenaren van ‘categorie 1’ en de (lagere) forfaitaire dagvergoedingen voor ambtenaren van ‘categorie 2’.

De hogere bedragen van ‘categorie 1’ zijn in de privésector van toepassing voor korte buitenlandse dienstreizen (maximum 30 kalenderdagen). De lagere bedragen voor ‘categorie 2’ mogen gebruikt worden voor lange buitenlandse dienstreizen.

Kosten

De dagvergoedingen moeten normaal gezien de kosten dekken van maaltijden en andere kleine uitgaven (plaatselijk vervoer, dranken, versnaperingen, fooien, telefoongesprekken,…), met uitzondering van de eigenlijke reis en huisvesting.

Als de werkgever toch hogere bedragen terug wil betalen, zal dit alleen aanvaard worden als hij dit staaft aan de hand van bewijskrachtige documenten.

Tot slot zijn de maximale logementsvergoedingen (hotels) die in de ‘landenlijst’ zijn opgenomen, alleen geldig voor intern gebruik bij FOD Buitenlandse Zaken.

Sitemap