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Vos travailleurs engagent certains frais dans le cadre de l’exercice de leur fonction. Pensez ainsi aux frais téléphoniques ou aux tickets de stationnement. En tant qu’employeur, vous pouvez couvrir ces frais en octroyant une indemnité forfaitaire. Cette intervention financière est fiscalement avantageuse, tant pour le travailleur que pour l’employeur. Intéressé ? Découvrez dès lors toutes les conditions à remplir.
Une indemnité forfaitaire est un avantage extralégal. Employeur, vous versez mensuellement un montant fixe à votre travailleur pour les frais encourus dans le cadre de son travail, comme par exemple des frais de stationnement dans le cadre d'une visite chez un client, ou encore des frais de restauration ou de nuitée pour une conférence à l’étranger.
En tant qu’employeur, vous avez le choix entre deux systèmes. Vous pouvez opter pour un montant forfaitaire fixe :
Quel système choisir ? Si les frais réels sont supérieurs au forfait légal, il vaut mieux opter pour le remboursement de tous les frais réels. Toutefois, dans ce cas, il faut pouvoir prouver que vos collaborateurs ont bien engagé ces frais. Vous devez en tant qu’employeur, conserver tous les justificatifs comme les factures, les cartes de train ou encore les tickets de stationnement dans les dossiers (des travailleurs) respectifs. Si vous optez par contre pour le système forfaitaire, vous avez bien moins de contraintes administratives.
Une indemnité forfaitaire est très intéressante sur le plan fiscal. Elle est déductible, autrement dit vous ne payez ni cotisation ONSS ni impôts. C’est également le cas pour votre travailleur qui récupère le montant total des frais engagés.
Attention : cette indemnité étant fiscalement intéressante, l’ONSS et le fisc sont très stricts dans leurs contrôles. Veillez donc à ce que le remboursement couvre uniquement les frais professionnels réels.
Vous souhaitez instaurer un système d'indemnisation forfaitaire pour vos collaborateurs ? Suivez dans ce cas les étapes suivantes :
Vous aimeriez prévoir un système de ce genre pour vos travailleurs ? Il est important de savoir quels sont les frais qui peuvent précisément être couverts. Les frais les plus connus concernent :
Même en tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez optimiser votre salaire par le biais d’une indemnité forfaitaire. Vous engagez également des frais dans le cadre de l’exercice de votre fonction, frais pouvant être couverts par une indemnité forfaitaire. Vous vous voyez ainsi rembourser un montant fixe par mois pour couvrir les frais propres à l’entreprise. Vous devez toutefois pouvoir démontrer en cas de contrôle que ce sont des frais professionnels.
Une rémunération optimale pour vos collaborateurs ?