Vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen: verduidelijking fiscus

06/02/2018

De fiscus aanvaardt dat werkgevers de onkostenvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen forfaitair bepalen. De werkgever mag zich hierbij baseren op verblijfsvergoedingen die van toepassing zijn voor personeelsleden van de federale overheid. Deze toekenningsregels en  bedragen  veranderden echter op 1 september 2017. Zijn deze aangepaste voorwaarden dan ook van toepassing voor de privésector?

In een circulaire van 23 januari 2018 verduidelijkt de FOD Financiën dat de nieuwe voorwaarden grotendeels gelden voor de privésector. Enkel de voorwaarde rond de minimaal af te leggen afstanden wordt niet doorgetrokken.
We zetten de bedragen en  regels die van toepassing zijn vanaf 1 september 2017 nog even op een rij:

Forfaitaire dagvergoeding voor maaltijden

Een belastingvrije terugbetaling van kosten eigen aan werkgever is mogelijk onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

  • De maaltijd- of dagvergoeding bedraagt maximum € 16,73 per dag en wordt toegekend in functie van het aantal effectieve verplaatsingen.
  • De duur van de verplaatsing bedraagt minimaal 6 uur.
  • De werkgever of een derde mogen de maaltijden niet vergoeden of via een ander voordeel (bijvoorbeeld bedrijfsrestaurant) dekken.

Wanneer de werkgever maaltijdcheques toekent om de maaltijdkosten tijdens binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverskost in de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de forfaitaire vergoeding.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Als de aard en de functie van het personeelslid regelmatig prestaties buiten de bedrijfszetel impliceert (bijvoorbeeld personeelsleden met een reizende functie), kan de werkgever ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding. De maandelijkse vergoeding mag echter nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding (€ 267,68) bij een voltijdse tewerkstelling. Voor de toekenning van deze maandelijkse forfaitaire vergoeding geldt de voorwaarde niet dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren.

Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten

Er bestaat ook een aanvullende forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten, bedoeld om de huisvestigingskosten te dekken. Werknemers (of bedrijfsleiders) die in België buiten hun woonplaats moeten logeren naar aanleiding van de uitoefening van hun functie, kunnen deze vergoeding krijgen.
Deze vergoeding wordt toegekend als aan de volgende cumulatieve voorwaarden is voldaan:

  • De verplaatsing geeft er geen aanleiding toe dat de werkgever of een derde de kost van huisvesting op zich neemt.
  • De verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

Vanaf 1 september 2017 bedraagt het bedrag van de forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten € 125,50 per nacht.

Opgelet: RSZ hanteert eigen regels

De RSZ past eigen regels toe rond de forfaitaire onkostenvergoedingen voor niet-sedentaire werknemers. Niet-sedentair betekent voor de RSZ dat een werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen en dit minstens gedurende 4 opeenvolgende uren.

Wanneer de betrokken werknemer tijdens de verplaatsingen geen gebruik kan maken van het sanitair en andere faciliteiten die aanwezig zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven, kan de werkgever daarvoor een forfaitaire vergoeding toekennen van € 10 per dag.

Wanneer de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te nuttigen, aanvaardt de RSZ daar bovenop nog een forfaitaire vergoeding van € 7.

Omtrent cumulatie van voordelen, zitten fiscus en RSZ wel op dezelfde golflengte:

  • de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque moet in mindering gebracht van de maaltijdvergoeding van € 7 wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.
  • de forfaitaire kostenvergoeding kan niet gecumuleerd met enig ander voordeel van dezelfde aard.
Sitemap