Aangetekende brief aan werknemers kan voortaan per e-mail

02/03/2018

In veel gevallen is het verplicht om een aangetekende zending te versturen. Denk bijvoorbeeld aan de opzegging van de arbeidsovereenkomst, ontslag om dringende reden of outplacement. Sinds eind september 2016 was het wettelijk al mogelijk om een elektronische aangetekende zending te versturen. Nu pas heeft de FOD Economie ook een eerste bedrijf erkend als gekwalificeerde vertrouwensdienst om deze e-mails te versturen.

Belang van een gekwalificeerde dienstverlener

De FOD Economie heeft het Limburgse IT-bedrijf Connect Solutions als eerste bedrijf erkend als gekwalificeerde vertrouwensdienst om aangetekende e-mails te versturen. De elektronische aangetekende brief die u via hen verstuurt, heeft dan exact dezelfde juridische waarde als zijn papieren tegenhanger.

Werken met deze gekwalificeerde dienstverlener biedt het voordeel dat de verzender van de aangetekende brief nooit moet bewijzen dat het om een origineel document gaat of dat de afzender het document naar de correcte bestemmeling verstuurde.

Bovendien geldt een onweerlegbaar vermoeden van de juistheid van de datum en het tijdstip van verzending en ontvangst. Bij een ontslag met naleving van een opzeggingstermijn of bij de kennisgeving van een dringende reden, moet u dus zeker gebruik maken van een gekwalificeerde dienstverlener. Wanneer u hiervoor een beroep doet op een niet-gekwalificeerde dienstverlener, geldt dit vermoeden van integriteit en conformiteit immers niet.

Kostprijs

De e-aangetekende zending is een pak goedkoper dan de klassieke aangetekende brief. De kostprijs bedraagt slechts € 0,80, tegenover ruim € 5 voor de papieren versie.

Praktisch

Om gebruik te maken van het gekwalificeerd platform dienen zowel de verzender als de ontvanger zich eerst online te registreren met hun e-identiteitskaart.

U kan dus enkel een elektronische aangetekende zending versturen naar uw werknemers, als ook zij geregistreerd zijn via de website.

U neemt dus best een clausule in uw arbeidsovereenkomst op die stelt dat een werknemer zich bij indiensttreding verplicht moet registeren bij ‘www.aangetekende.email’ en dat de communicatie ook via dit platform zal verlopen.

Sitemap