Indemnités pour les voyages de service à l’intérieur du pays : précision par le fisc

12/02/2018

Le fisc autorise l’employeur à appliquer des indemnités forfaitaires pour les voyages de service effectués à l’intérieur du pays. Pour ce faire, l’employeur peut se baser sur les indemnités de séjour octroyées aux fonctionnaires fédéraux. Les règles d’octroi et les montants ont été adaptés le 1er septembre 2017. Ces conditions modifiées sont-elles dès lors aussi applicables au secteur privé ?

Dans une circulaire du 23 janvier 2018, le SPF Finances précise que les nouvelles conditions sont pour la plupart applicables au secteur privé. Seule la condition relative aux distances minimum à parcourir n’est pas transposée.
Vous trouverez ci-dessous les montants et les règles applicables depuis le 1er septembre 2017.

Indemnité journalière forfaitaire de repas

Un remboursement de frais propres à l'employeur, exonéré d’impôt, est possible moyennant le respect des conditions suivantes :

  • l’indemnité journalière ou l’indemnité repas s’élève à maximum 16,73 € par jour et est octroyée en fonction du nombre effectif de déplacements ;
  • la durée du déplacement est de minimum 6 heures ;
  • l’employeur ou un tiers ne peuvent indemniser les frais de repas ou les couvrir via un autre avantage (par exemple l’utilisation du restaurant d’entreprise).

Lorsque l’employeur octroie des titres-repas pour indemniser les frais de repas exposés lors de voyages de service intérieurs, l’intervention patronale dans le titre-repas doit être déduite de l’indemnité forfaitaire.

Indemnité forfaitaire mensuelle

Lorsque la nature de la fonction du membre du personnel implique des prestations régulières à l'extérieur du siège d'exploitation (par exemple les membres du personnel exerçant une fonction itinérante), l'employeur peut aussi octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle. Celle-ci ne peut toutefois jamais être 16 fois supérieure à l’indemnité journalière (267,68 €) pour une occupation à temps plein. Pour l’octroi de cette indemnité forfaitaire mensuelle, la condition de la durée minimum de 6 heures pour le déplacement ne s’applique pas.

Indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de séjour

Il existe en outre une indemnité forfaitaire complémentaire pour frais de séjour, destinée à couvrir les frais de logement. Les travailleurs (ou chefs d’entreprise) qui, dans le cadre de l’exercice de leur fonction, sont appelés à loger en Belgique hors de leur résidence peuvent prétendre à cette indemnité.
Cette indemnité est octroyée si les conditions suivantes sont remplies de manière cumulative :

  • le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge des frais de logement par l’employeur ou un tiers ;
  • le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature.

À partir du 1er septembre 2017, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de séjour s’élève à 125,50 € par nuit.

Attention : l’ONSS applique ses propres règles

L’ONSS applique ses propres règles concernant les indemnités forfaitaires pour les travailleurs non sédentaires. Pour l’ONSS, un « travailleur non sédentaire » est un travailleur qui est obligé de se déplacer pendant au minimum 4 heures consécutives au cours de la journée de travail.

Lorsque le travailleur concerné n’a pas accès aux commodités sanitaires et autres facilités disponibles dans une entreprise, dans une succursale ou sur la plupart des chantiers lors de ces déplacements, l’employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de 10 € par jour.

Lorsque le travailleur n’a d’autre possibilité que de prendre un repas à l’extérieur, l’ONSS accepte une indemnité forfaitaire de 7 € en plus.

Quant au cumul d’avantages, le fisc et l’ONSS sont alignés :

  • l’intervention patronale dans le titre-repas doit être déduite de l’indemnité repas de 7 € lorsque le travailleur reçoit également un titre-repas pour cette journée à l’extérieur ;
  • l’indemnité forfaitaire ne peut être cumulée avec aucun autre avantage de même nature.

 

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